La importancia de la creación de perfiles para mantener la calidad de los datos

Los datos son el activo más valioso de su empresa. Se puede utilizar para tomar decisiones ejecutivas, optimizar las campañas de marketing, aumentar la retención de clientes y desarrollar ideas muy buenas que aumenten el crecimiento general. Pero si la calidad de sus datos es mala, puede tener el efecto contrario.

Un plan sólido de calidad de datos es crucial para el éxito de su negocio, y el mejor lugar para comenzar es con la creación de perfiles de datos. Analicemos en qué consiste la creación de perfiles, por qué es importante y cómo es esencial para mantener la calidad de sus datos.

¿Qué es perfilar?

La creación de perfiles de datos implica clasificar, examinar, analizar y resumir los datos en una descripción general de alto nivel. Esto lo ayuda a comprender el estado actual de sus datos y es la base de cualquier plan sólido de calidad de datos. Después de todo, no puede tomar medidas para mantener o mejorar su calidad si no sabe desde dónde comienza.

No todos los perfiles de datos son iguales. Hay tres tipos:

• El perfil de estructura ayuda a determinar si sus datos son coherentes y tienen el formato correcto.
• El perfil de relaciones analiza las relaciones entre conjuntos de datos.
• El perfil de contenido identifica qué datos no están estandarizados para ajustarse a los datos existentes y si es necesario corregirlos.

Combinados, cada tipo de creación de perfiles lo ayuda a comprender cómo está trabajando actualmente con sus datos. Luego puede usar esta información para mejorar (y mantener) la calidad general de sus datos.

La creación de perfiles de datos es más importante que nunca.

La creación de perfiles siempre ha sido importante, pero es especialmente necesaria en el contexto actual. Estas son algunas de las principales razones por las que:

• MPP de Apple: el lanzamiento de Mail Privacy Protection (MPP) de Apple en septiembre de 2021 dejó a los profesionales de marketing por correo electrónico sin acceso a datos de seguimiento para informar su estrategia de correo electrónico. Dado que la creación de perfiles de datos prioriza los datos enviados por los clientes que no se bloquearán, se puede utilizar como una solución muy necesaria para los profesionales de marketing por correo electrónico que esperan obtener más información sobre su público objetivo.
• Más datos ingresando a CRM que nunca antes: se crean más de 1,1 billones de megabytes de datos todos los días, y este número seguirá creciendo. A medida que ingresan más datos a su CRM, su calidad se vuelve más difícil de mantener. La creación de perfiles puede ayudarlo a comprender el estado actual de sus datos, descubrir cualquier problema de calidad e implementar un plan sólido de calidad antes de que la avalancha tenga la oportunidad de aplastar su CRM.
• Gran renuncia: desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, los trabajadores están dejando sus trabajos y haciendo la transición a nuevos roles a un ritmo sin precedentes. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., la asombrosa cantidad de 4,4 millones de estadounidenses renunciaron a sus trabajos solo en febrero de 2022, y el número total de vacantes alcanzó un récord de 11,3 millones el último día hábil de febrero.

A medida que las personas cambian de rol (o dejan la fuerza laboral por completo), sus datos cambian con ellos. No mantenerse al día con los cambios puede tener un impacto negativo en la calidad de sus datos. En un estudio reciente de Validity, el 79% de los usuarios de CRM coincidieron en que la degradación de los datos ha aumentado como resultado de la pandemia. La creación de perfiles puede ayudarlo a identificar dónde están sus puntos débiles y ajustar la forma en que administra sus datos, para que no se quede atrás.

¿Cómo le ayuda el perfil de sus datos a mantener su calidad?

Ahora que sabemos qué es la creación de perfiles, echemos un vistazo más de cerca a cómo lo ayuda exactamente a mantener la calidad de sus datos.

Identifica errores

Desde campañas de marketing de bajo rendimiento hasta pronósticos de ventas inexactos, los datos de baja calidad pueden causar todo tipo de problemas en toda la empresa. La creación de perfiles ayuda a identificar los errores que están causando que la calidad de sus datos caiga en picada y que su negocio sufra, como información de contacto mal escrita, valores faltantes, duplicados, valores atípicos y valores innecesarios.

El 96% de los usuarios de CRM están de acuerdo en que los datos precisos de CRM mejoran sus tasas de conversión. Al aprovechar esta oportunidad para corregir cualquier error y tomar nota de la frecuencia con la que los detectó, podrá mejorar la calidad de sus datos, evitar que se cometan los mismos errores en el futuro y configurar su negocio para el éxito.

Descubre inconsistencias

Cuando varios departamentos ingresan y actualizan datos en el CRM, es probable que ocurran inconsistencias. Por ejemplo, Ventas puede usar «x» para indicar un número de extensión, mientras que Finanzas puede usar «ext». Por trivial que parezca, incluso las inconsistencias más pequeñas pueden acumularse con el tiempo y destruir la calidad y el valor de sus datos.

La creación de perfiles destaca estas inconsistencias y presenta la oportunidad perfecta para crear reglas de estandarización. La estandarización ayuda a mantener la coherencia de los formatos en todos los datos y sistemas, lo que mejora la calidad de sus datos y hace que el análisis sea mucho más factible.

Promueve la alfabetización de datos

Uno de los mayores beneficios de la creación de perfiles es una mayor alfabetización de datos.

Dado que el proceso de creación de perfiles implica aprender cómo los datos en su CRM están estructurados, qué contiene y qué conexiones existen entre los conjuntos de datos, completar este proceso lo dejará bien equipado para hablar sobre lo que significan los datos en su CRM. También obtendrá una mayor conciencia de su responsabilidad de recopilar, integrar, preparar y proteger los datos en su CRM.

Cuanto más alfabetizados en datos estén usted y su equipo, es menos probable que cometa errores en el futuro que puedan empañar la calidad de sus datos.

Ayuda en la mejora de procesos

La creación de perfiles puede ayudar a arrojar luz sobre las ineficiencias del proceso que pueden estar empañando la calidad de sus datos.

Por ejemplo, puede descubrir que hay ciertos procesos que está completando manualmente (por ejemplo, deduplicación de registros) que no están produciendo los resultados deseados. Decidir automatizar estos procesos puede reducir en gran medida los errores y lo descuido y ayudarlo a mejorar la calidad general de sus datos.

Garantiza que los datos cumplan con las reglas comerciales

Las reglas comerciales describen las relaciones entre los objetos, como los nombres de los clientes y sus pedidos correspondientes, y se aplican dentro de las herramientas de flujo de trabajo para permitir la automatización de procesos. En otras palabras, las reglas comerciales permiten a una empresa automatizar las decisiones que toma en sus operaciones diarias. La creación de perfiles ayuda a garantizar que los datos en su CRM cumplan con las reglas comerciales vigentes actualmente.

La creación de perfiles también lo ayuda a ver qué puntos de datos se utilizan con las integraciones del sistema. Saber qué puntos de datos respaldan las integraciones y les permiten ejecutar procesos con éxito, tanto dentro como fuera del CRM, es útil para rastrear el problema si falla un proceso.

No espere para comenzar a mejorar la calidad de sus datos.

La calidad de sus datos puede hacer o deshacer su negocio. Para sobrevivir (y prosperar) en el clima impredecible actual, es esencial implementar un plan sólido de calidad de datos, y esto comienza con la creación de perfiles de sus datos.

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