Data Quality

3 dicas chaves para lutar contra a obsolescência de dados na empresa

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O aumento da capacidade de armazenamento de dados tornou-se uma faca de dois gumes para as organizações. Por um lado, hoje pode-se salvar todas as informações que você considera relevantes, mas ter mais espaço não impede a deterioração e obsolescência dos dados.

Essa falta de qualidade nos dados tem consequências nos resultados das empresas, pois afetam o trabalho de toda a organização, nos esforços de marketing, na retenção dos clientes, na satisfação dos funcionários, na produtividade da equipe, que pode levar à perda de receita e até mesmo atingir a reputação da marca.

A crise da Covid-19 acentuou a deterioração dos dados, pois a pandemia causou alta volatilidade no mercado. Um estudo recente da ITProPortal revelou que nos 2020 e 2021 a deterioração dos dados aumentou a uma taxa anual de 37,5%, tornando as informações sobre os clientes desatualizadas. Diante dessa situação, a Validity dá 3 dicas importantes para ter dados de qualidade:

Envolva as equipes na atualização de dados

Em muitas organizações, existe desequilíbrio quanto à responsabilidade sobre os dados inseridos no sistema de CRM. Por um lado, as equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente incorporam a maior parte dos dados dos clientes atuais e potenciais, enquanto o administrador de CRM se encarrega de gerenciar o sistema e garantir a qualidade dos dados.

Essa incorporação dos dados, bem como sua manutenção e atualização não é uma tarefa fácil, pois os dados vão se degradando com o passar do tempo. De acordo com a consultoria Gartner, cerca de 3% dos dados mundiais se deterioram a cada mês.

Portanto, é importante que todos os membros da organização se sintam comprometidos em inserir dados precisos e atualizados, e que se saiba de onde eles vêm, para eliminar dados duplicados, obsoletos e incompletos já na fonte.

Padronize o armazenamento de dados antes de importá-los para um sistema CRM

É muito mais caro corrigir os dados do que inseri-los corretamente no CRM. Os especialistas em dados costumam referir-se a regra 1-10-100, segundo a qual se sabe que inserir dados corretamente custa apenas um dólar, mas que corrigir erros dentro do sistema pode custar 100 vezes mais do que o dólar inicial, pois pode significar a perda de um cliente ou mesmo de reputação da marca.

Para evitar dados incorretos, é importante estabelecer uma diretriz sobre quais dados uma organização precisa e quais não. Para garantir que essa diretriz seja seguida, os administradores de CRM devem conversar com as equipes para entender quais dados são necessários, como devem ser armazenados e atualizados e como serão usados no dia a dia.

Nesse ponto é necessário que o processo de entrada de dados seja o mais simples e rápido possível, pois, se a tarefa for complexa, as equipes tomarão atalhos para não perder muito tempo, e essa prática pode ser contraproducente na hora de padronizar a informação.

Teste suas alterações antes de aplicá-las em todo o sistema

À medida que inserimos dados no CRM e temos maior controle das informações, é aconselhável personalizar os dados para torná-los mais valiosos. Nestes casos, o melhor é fazer passo a passo e testar a sua eficácia. Uma vez que tenhamos garantido que a personalização de certos dados é valiosa e que a organização pode obter valor comercial a partir dela, podemos tentar aumentar a complexidade.

Todas essas mudanças devem ser claramente documentadas e essas informações devem ser compartilhadas com as equipes para facilidade de uso e aceitação. Além disso, é recomendável realizar auditorias regulares dos dados em toda a organização para que o CRM funcione da forma mais eficiente possível.

“Um dos principais problemas enfrentados por uma empresa que não protege os dados de forma eficiente é a deterioração do relacionamento com o cliente. Se tivermos dados precisos sobre os clientes atuais e potenciais, as equipes fornecerão um serviço melhor, o que terá um efeito positivo na reputação da empresa e no valor de sua marca ”, disse Chris Hyde, vice-presidente sênior e diretor global de dados Soluções para Validade no lançamento da versão V de seu principal produto DemandTools, uma ferramenta de qualidade de dados que facilita a manutenção contínua de dados limpos, precisos e confiáveis.

A nova versão V do DemandTools inclui recursos como avaliação