Data Quality

10 dicas para melhorar a qualidade dos dados do Salesforce

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Antigamente, dependíamos de telefonemas, apertos de mão e reuniões presenciais para entrar em contato com os clientes e fechar negócios.

Mas os avanços na tecnologia de comunicação nos tiraram da Idade da Pedra e transformaram completamente a forma como as empresas e os clientes interagem.

A maioria das empresas hoje usa um mix cada vez maior de canais de comunicação para alcançar clientes, incluindo e-mail, LinkedIn, chatbots, Pinterest, YouTube e até TikTok.

Esses novos canais criam oportunidades ilimitadas para alcançar seu público-alvo. Mas há uma desvantagem: quanto mais meios sua empresa usa para interagir com os clientes e coletar suas informações, maior o risco de duplicações e outros erros de dados entrarem no banco de dados de gestão de relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM).

Com a preparação correta, é possível evitar esses erros de banco de dados do CRM antes que eles prejudiquem os resultados dos seus negócios. Continue lendo para saber como você pode melhorar a qualidade dos dados do Salesforce em apenas algumas etapas.

Qualidade de dados: que é o responsável, afinal de contas?

Embora todos precisem fazer a sua parte para manter os dados do CRM limpos, geralmente é responsabilidade do administrador do Salesforce liderar o caminho.

Isso começa combinando as ferramentas certas de qualidade de dados com o plano de ação certo para implementá-las.

Geralmente, isso requer desenvolver e aplicar padrões de qualidade, treinar usuários de CRM, monitorar e limpar dados de forma consistente para manter a sua integridade e manter as linhas de comunicação abertas entre todas as partes interessadas do CRM. Em outras palavras, os administradores do CRM têm bastante trabalho!

Use as 10 dicas a seguir para elaborar um plano de ação direto e eficaz para melhorar a qualidade dos dados do Salesforce.

1. Monitore

Qualquer pessoa que tenha mantido até mesmo um pequeno banco de dados concordará que a qualidade dos dados se degrada rápida e exponencialmente.

Ao atualizar os registros existentes, os usuários às vezes substituem informações válidas por dados errôneos ou simplesmente alteram ou excluem informações por acidente.

Novos registros, inseridos manualmente ou importados, invariavelmente contêm um certo número de campos problemáticos, apesar dos melhores esforços preventivos de um administrador. É por isso que é fundamental monitorar continuamente o banco de dados para identificar e corrigir dados incorretos.

O monitoramento contínuo foi particularmente importante durante a pandemia de COVID-19. De acordo com um estudo da Validity, 79% dos administradores de CRM disseram que os dados degradaram mais rapidamente como resultado da pandemia.

Por quê? Muito disso tem a ver com a “Grande Demissão” com trabalhadores de todos os setores mudando de emprego em massa. Ao fazê-lo, seus dados (números de telefone, endereços, cargos, etc.) mudam com eles.

Além disso, à medida que as pessoas continuam trabalhando remotamente, os locais e endereços dos escritórios estão se tornando irrelevantes. Isso significa que as informações de leads e contatos no CRM estão ficando desatualizadas rapidamente.

2. Padronize

Todo administrador de dados deve desenvolver um padrão de qualidade que faça distinção clara do que são “dados de baixa qualidade” de “dados de alta qualidade”.

Esse padrão é realmente um conjunto de regras ou testes que, quando aplicados ao banco de dados, identificam dados ruins e, em alguns casos, os corrigem automaticamente. Idealmente, esses padrões também devem impedir a entrada de dados incorretos. Isso pode exigir a definição de diretrizes para abreviações e regras para formatação de nomes, endereços, estados, CEPs, etc.

Depois de estabelecer um conjunto inicial de padrões, você deve revisitá-lo regularmente para fazer melhorias ou atualizações.

Isso garantirá que a qualidade dos dados permaneça em um nível alto, não importa a rapidez com que o banco de dados mude ou o negócio evolua.

3. Elimine duplicações

Registros de CRM duplicados criam confusão, desperdiçam tempo e torna mais difícil para os usuários ter uma visão completa do relacionamento com o cliente.

É possível caçar e corrigir esses registros manualmente, mas os usuários de CRM verão melhores resultados com uma ferramenta de prevenção de duplicações. Essas ferramentas podem fazer pesquisas regulares no banco de dados e criar cenários que determinam como tratar essas duplicações, como mesclá-las automaticamente, removê-las ou enviar alertas para usuários relevantes.

Nesse aspecto, o DemandTools, plataforma de gestão de dados da Validity, é apenas uma opção líder de mercado.

4. Limpe

Depois de definir um padrão de qualidade para o seu banco de dados, identifique e implemente ferramentas eficazes de limpeza de dados para ajudar a mantê-lo.

As equipes de vendas e marketing geralmente utilizam soluções de terceiros para pesquisar no banco de dados registros que não estejam em conformidade com o padrão de qualidade e corrigi-los.

Para manter consistentemente um alto nível de qualidade de dados, pesquisas e mesclagens automatizadas devem ser realizadas em um cronograma definido. Isso pode ocorrer diariamente ou semanalmente, dependendo da rapidez com que os dados são alterados na sua organização.

5. Valide

Mesmo que os usuários pudessem inserir ou importar dados 100% limpos, o mundo ainda é um lugar dinâmico. As empresas crescem, as pessoas mudam de emprego e os negócios mudam ou se fundem.

As informações de contato que eram válidas há apenas três meses agora podem estar desatualizadas.

É por isso que é crucial implementar processos que garantam que os dados sejam atuais e verifique os contatos em fontes externas confiáveis sempre que possível. Para dar um passo adiante para garantir que os endereços de e-mail sejam válidos, considere usar uma solução de verificação de e-mail que faça o trabalho braçal para você.

6. Verifique

Depois de executar as tarefas corretivas listadas acima, você deve verificar se os registros foram atualizados corretamente e estão alinhados com o padrão de qualidade exigido.

Depois que isso for concluído, os funcionários de toda a organização podem tomar decisões informadas, apoiadas por dados confiáveis.

7. Eduque

Esses processos e padrões cuidadosamente planejados são inúteis se ninguém os conhece. Aproveite todas as oportunidades para educar usuários e gerentes sobre a importância da qualidade dos dados, defendendo a integridade dos dados para a organização como um todo, bem como para funcionários específicos que dependem desses dados.

8. Aplique

Aplicar os padrões que você cria, garantir que o treinamento adequado seja fornecido aos usuários e restringir o acesso aos dados quando necessário é fundamental.

Comece projetando esquemas com a qualidade dos dados em mente. Estes devem:

  • Definir os campos obrigatórios.
  • Usar valores padrão preenchidos automaticamente sempre que possível.
  • Criar dependências de campo e regras de fluxo de trabalho (por exemplo, se A e B existirem, C deverá existir).
  • Controlar a criação de objetos, incluindo quais usuários têm permissão para criar contas, contatos, leads, etc.
  • Implementar regras de validação para garantir que os dados sejam inseridos corretamente.
  • Impor restrições aos dados Web-to-Lead.

9. Comunique-se

Como administrador de CRM, você geralmente é responsável por responder a perguntas e notificar os usuários sobre alterações na interface de usuário do CRM (por exemplo, a adição de novos campos), revisões de convenções de nomenclatura, atualizações de políticas e padrões e qualquer outra coisa relacionada à experiência do usuário.

Nesse papel, pode ser tentador ignorar a importância das habilidades sociais em favor das capacidades técnicas. Mas os administradores mais eficazes do Salesforce são comunicadores natos, apaixonados por ajudar os outros. Promover uma atmosfera de apoio onde os usuários se sintam à vontade para fazer perguntas, discutir problemas e sugerir melhorias promoverá a adoção do usuário e a adesão às diretrizes.

10. Peça ajuda

Mesmo os melhores administradores de CRM devem lembrar que não são o Super-Homem. Para alcançar e manter um nível consistentemente alto de qualidade de dados de CRM em 2022, reconheça que pode ser necessário ir além de um conjunto de ferramentas manual padrão e adotar soluções avançadas de terceiros. A maioria tem recursos que ajudam os administradores de CRM a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil, para manter um banco de dados limpo.

Enfrentando o desafio de melhorar a qualidade dos dados do Salesforce

Os problemas de qualidade de dados não vão a lugar nenhum. À medida que o volume de dados gerados cresce a cada dia e novos canais de comunicação com o cliente se tornam comuns, os administradores do Salesforce precisam ser mais proativos para garantir a qualidade dos dados do CRM.

Para saber como os problemas de qualidade de dados podem estar sabotando seus negócios e como implementar um programa de gestão de dados infalível em 2022, leia o novo relatório da Validity, The State of CRM Data Health in 2022.