Data Quality

10 consejos para mejorar la calidad de sus datos de Salesforce

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En los viejos tiempos, dependíamos de llamadas telefónicas, apretones de manos y reuniones en persona para contactar a los clientes y cerrar tratos.

Pero los avances en la tecnología de la comunicación nos sacaron de la Edad de Piedra y transformaron por completo la forma en que interactúan las empresas y los clientes.

La mayoría de las empresas hoy en día utilizan una combinación cada vez mayor de canales de comunicación para llegar a los clientes, incluidos el correo electrónico, LinkedIn, chatbots, Pinterest, YouTube e incluso TikTok.

Estos nuevos canales crean oportunidades ilimitadas para llegar a su público objetivo. Pero hay una desventaja: cuantos más medios utilice su empresa para interactuar con los clientes y recopilar su información, mayor será el riesgo de duplicados y otros errores de datos que ingresen a su base de datos de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

¿Te preocupa que te dirijas a un drama de datos?

Con la preparación adecuada, es posible prevenir estos errores de la base de datos de CRM antes de que frustren los resultados de su negocio. Siga leyendo para saber cómo puede mejorar la calidad de sus datos de Salesforce en solo unos pocos pasos.

Calidad de los datos: ¿De quién es el trabajo al final de cuentas?

Si bien todos deben hacer su parte para mantener limpios sus datos de CRM, generalmente es responsabilidad del administrador de Salesforce liderar el camino.

Esto comienza combinando las herramientas adecuadas de calidad de datos con el plan de acción adecuado para implementarlas.

En general, esto requiere desarrollar y hacer cumplir estándares de calidad, capacitar a los usuarios de CRM, monitorear y limpiar datos de manera constante para mantener su integridad y mantener abiertas las líneas de comunicación entre todas las partes interesadas de CRM. En otras palabras, ¡los administradores de CRM están muy ocupados!

Use los siguientes 10 consejos para elaborar un plan de acción directo y efectivo.

1. Supervisar

Cualquiera que haya mantenido incluso una pequeña base de datos estará de acuerdo en que la calidad de los datos se degrada rápida y exponencialmente.

Mientras actualizan los registros existentes, los usuarios a veces reemplazan información válida con datos erróneos, o simplemente cambian o eliminan información por accidente.

Los registros nuevos, ya sea que se ingresen manualmente o se importen, invariablemente contienen una cierta cantidad de campos problemáticos, a pesar de los mejores esfuerzos preventivos del administrador. Por eso es fundamental monitorear continuamente la base de datos para identificar y corregir datos erróneos.

El monitoreo continuo de la base de datos es particularmente importante durante la actual pandemia de COVID-19. Según un estudio reciente de Validity, el 79% de los administradores de CRM dijeron que los datos de CRM se han deteriorado a un ritmo más rápido como resultado de la pandemia.

¿Por qué? Mucho de esto tiene que ver con la “Gran Resignación”. Los trabajadores de todas las industrias están cambiando de trabajo en masa. Al hacerlo, sus datos (números de teléfono, direcciones, cargos, etc.) cambian con ellos.

Además, a medida que las personas continúan trabajando de forma remota, las ubicaciones y direcciones de las oficinas se vuelven irrelevantes. Esto significa que la información de contactos y clientes potenciales en su CRM se vuelve obsoleta y rápida.

2. Estandarizar

Cada administrador de datos debe desarrollar un estándar de calidad que distinga claramente los “datos de baja calidad” de los “datos de alta calidad”.

Este estándar es realmente una colección de reglas o pruebas que, cuando se aplican a la base de datos, identifican datos incorrectos y, en algunos casos, los corrigen automáticamente. Idealmente, estos estándares también deberían evitar la entrada de datos incorrectos. Esto podría requerir el establecimiento de pautas para abreviaturas y reglas para formatear nombres, direcciones, estados, códigos postales, etc.

Después de establecer un conjunto inicial de estándares, debe revisarlo regularmente para realizar mejoras o actualizaciones.

Esto asegurará que la calidad de los datos se mantenga en un alto nivel, sin importar qué tan rápido cambie la base de datos o evolucione el negocio.

3. Deduplicar

Los registros de CRM duplicados crean confusión, hacen perder tiempo y dificultan que los usuarios obtengan una visión completa de la relación con el cliente.

Es posible buscar y corregir estos registros manualmente, pero los usuarios de CRM verán mejores resultados con una herramienta de prevención de duplicados. Dichas herramientas pueden buscar regularmente duplicados en la base de datos y crear escenarios que determinen cómo tratar esos duplicados, como fusionarlos automáticamente, eliminarlos o enviar alertas a los usuarios relevantes.

En este campo, DemandTools, la plataforma de gestión de datos de Validity, es solo una opción líder en el mercado.

4. Limpiar

Después de definir un estándar de calidad para su base de datos, identifique e implemente herramientas comprobadas de limpieza de datos para ayudarlo a lograrlo.

Los equipos de ventas y marketing a menudo aprovechan las soluciones de terceros para buscar en la base de datos registros que no cumplan con el estándar de calidad y corregirlos.

Para mantener constantemente un alto nivel de calidad de los datos, las búsquedas y fusiones automáticas deben realizarse en un horario establecido. Esto puede ocurrir diariamente o semanalmente, según la rapidez con que cambien los datos en su organización.

5. Validar

Incluso si los usuarios pudieran ingresar o importar datos 100 % limpios, el mundo sigue siendo un lugar dinámico. Las empresas crecen, las personas cambian de trabajo y las empresas se trasladan o se fusionan.

La información de contacto que era válida hace solo tres meses ahora podría estar desactualizada.

Es por eso que es crucial implementar procesos que aseguren que los datos sean oportunos y verificar los contactos con fuentes externas creíbles siempre que sea posible. Para ir un paso más allá y garantizar que las direcciones de correo electrónico sean válidas, considere aprovechar una solución de verificación de correo electrónico que haga el trabajo preliminar por usted.

6. Verificar

Después de realizar las tareas correctivas enumeradas anteriormente, debe verificar que los registros se hayan actualizado correctamente y se alineen con el estándar de calidad requerido.

Una vez que esto se ha completado, los empleados de toda la organización pueden tomar decisiones informadas respaldadas por datos confiables.

7. Educar

Estos procesos y estándares cuidadosamente planificados son inútiles si nadie los conoce. Aproveche todas las oportunidades para educar a los usuarios y gerentes sobre la importancia de la calidad de los datos, defendiendo la causa de la integridad de los datos para la organización en su conjunto, así como para los empleados específicos que dependen de estos datos.

8. Hacer cumplir

Hacer cumplir los estándares que crea, garantizar que se brinde la capacitación adecuada a los usuarios y restringir el acceso a los datos cuando sea necesario es clave.

Empiece por diseñar esquemas teniendo en cuenta la calidad de los datos. Estos deberían:

  • Definir campos obligatorios.
  • Utilice valores predeterminados que se completan automáticamente siempre que sea posible.
  • Cree dependencias de campo y reglas de flujo de trabajo (por ejemplo, si A y B existen, entonces C debe existir).
  • Controle la creación de objetos, incluidos los usuarios que pueden crear cuentas, contactos, clientes potenciales, etc.
  • Implemente reglas de validación para garantizar que los datos se ingresen correctamente.
  • Imponga restricciones en los datos Web-to-Lead.

9. Comunicar

Como administrador de CRM, generalmente es responsable de responder preguntas y notificar a los usuarios sobre cambios en la interfaz de usuario de CRM (por ejemplo, la adición de nuevos campos), revisiones de convenciones de nombres, actualizaciones de políticas y estándares, y cualquier otra cosa relacionada con el usuario. experiencia.

En este rol, puede ser tentador pasar por alto la importancia de las habilidades interpersonales en favor de las capacidades técnicas. Pero los administradores de Salesforce más efectivos son buenos comunicadores apasionados por ayudar a los demás. Fomentar una atmósfera de apoyo donde los usuarios se sientan cómodos haciendo preguntas, discutiendo problemas y sugiriendo mejoras promoverá la adopción y el cumplimiento de las pautas por parte de los usuarios.

10. Obtener una mano amiga

Incluso los mejores administradores de CRM deben recordar que no son Superman. Para lograr y mantener un alto nivel constante de calidad de datos de CRM en 2022, reconozca que es posible que deba ir más allá de un conjunto de herramientas manual estándar y adoptar soluciones avanzadas de terceros. La mayoría tiene funciones que ayudan a los administradores de CRM a trabajar de manera más inteligente, no más difícil, para mantener una base de datos limpia.

Enfrentar el desafío de mejorar la calidad de los datos de Salesforce

Los problemas de calidad de los datos no van a ninguna parte. A medida que el volumen de datos generados crece día a día y los nuevos canales de comunicación con los clientes se generalizan, los administradores de Salesforce deben ser más proactivos para garantizar la calidad de los datos de CRM.

Para saber cómo los problemas de calidad de los datos podrían estar saboteando su negocio y cómo implementar un programa de gestión de datos infalible en 2022, lea el nuevo informe de Validity, The State of CRM Data Health in 2022.